gemäß Art. 13 und 14 DSGVO / RODO
Diese Datenschutzerklärung informiert Sie gemäß Art. 13 und 14 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO / RODO) über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch die FlexiPersonal sp. z o.o. Die Gesellschaft hat ihren Sitz in Polen, vermittelt und überlässt Arbeitnehmer an Kundenunternehmen in Deutschland und unterliegt daher sowohl dem polnischen Datenschutzrecht (RODO) als auch der DSGVO als unmittelbar geltendem EU-Recht.
1. Verantwortlicher (Administrator danych)
Verantwortlicher im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO ist:
Unternehmen: FlexiPersonal sp. z o.o.
Anschrift: ul. Lwowska 6 lok. 106, 35-301 Rzeszów, Polen
NIP (Steuernummer PL): 5170449948
REGON: 529208780
KRS: 0001117601
E-Mail: kontakt@flexipersonal.com
Telefon: +48 731 100 820
Website: https://flexipersonal.de / https://flexipersonal.pl
FlexiPersonal sp. z o.o. ist im Besitz der deutschen Erlaubnis zur Arbeitnehmerüberlassung (AÜG-Erlaubnis) gemäß § 1 AÜG und betreibt das grenzüberschreitende Leiharbeitsverhältnis zwischen Polen und Deutschland auf Grundlage dieser Erlaubnis.
2. Personengruppen und Verarbeitungszwecke
Diese Datenschutzerklärung richtet sich an drei Personengruppen:
2A. Bewerber und Arbeitnehmer (Kandydaci i pracownicy)
a) Welche Daten verarbeiten wir?
Wir verarbeiten folgende Kategorien personenbezogener Daten:
- Identifikationsdaten: Vor- und Nachname, Geburtsdatum, Geburtsort, Staatsangehörigkeit, Lichtbild
- Kontaktdaten: Privatanschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adresse
Ausweisdaten: Personalausweis- oder Reisepassnummer, Aufenthaltstitel (soweit relevant)
Qualifikations- und Beschäftigungsdaten: Lebenslauf, Zeugnisse, Berufsausbildung, Sprachkenntnisse, Berufserfahrung
Steuer- und Sozialversicherungsdaten (PL): PESEL, NIP, ZUS-Nummer Steuer- und Sozialversicherungsdaten (DE):
Steuer-Identifikationsnummer, Sozialversicherungsausweis, Krankenkassenmitgliedschaft
Gesundheitsdaten (besondere Kategorie gem. Art. 9 DSGVO): arbeitsmedizinische Eignungsatteste, Bescheinigungen über Arbeitsfähigkeit, soweit gesetzlich oder für den Einsatz erforderlich
Bankverbindung: IBAN/BIC für die Lohnzahlung
Unterkunftsdaten: Adresse der vom Arbeitgeber bereitgestellten Unterkunft in Deutschland (sofern zutreffend)
Unfallmeldedaten: im Falle eines Arbeitsunfalls gemäß § 193 SGB VII und VBG-Meldepflicht
b) Zu welchen Zwecken und auf welcher Rechtsgrundlage?
Zweck 1: Anbahnung und Durchführung des Arbeitsverhältnisses (Arbeitsvertrag, Lohnzahlung, Abrechnung) Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) i.V.m. § 26 BDSG (Beschäftigtendatenschutz)
Zweck 2: Erfüllung gesetzlicher Pflichten (Meldung bei ZUS, Finanzamt, Sozialversicherungsträger DE, AÜG-Pflichten, Arbeitnehmerüberlassungsvertrag) Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (rechtliche Verpflichtung) i.V.m. AÜG, SGB IV, EStG, Entgeltfortzahlungsgesetz, DGUV, polnisches Arbeitsgesetzbuch (KP)
Zweck 3: Vermittlung und Überlassung an Entleiherunternehmen in Deutschland (Profilabgleich, Vorstellung des Bewerbers beim Kunden) Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung, soweit über den Vertragsrahmen hinausgehend)
Zweck 4: Verarbeitung von Gesundheitsdaten (Eignungsatteste) Rechtsgrundlage: Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO (Beschäftigungsverhältnis) i.V.m. § 26 Abs. 3 BDSG und Art. 9 RODO
Zweck 5: Unfallmeldung und Abwicklung bei VBG (gesetzliche Unfallversicherung DE) Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i.V.m. § 193 SGB VII, § 15 DGUV Vorschrift 1
Zweck 6: Buchführung und steuerliche Dokumentation Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i.V.m. § 147 AO, § 257 HGB (DE) / Art. 74 polnisches Buchführungsgesetz (PL)
2B. Kunden / Entleiherunternehmen (Klienci niemieccy)
a) Welche Daten verarbeiten wir?
Unternehmensdaten: Firmenname, Rechtsform, Handelsregisternummer, Anschrift
Kontaktpersonendaten: Name, Vorname, Funktion/Position, geschäftliche E-Mail, Telefon
Vertragsdaten: Angaben aus dem Arbeitnehmerüberlassungsvertrag (AÜV), vereinbarte Einsatzbedingungen
Rechnungs- und Zahlungsdaten: Bankverbindung, Zahlungshistorie
b) Zwecke und Rechtsgrundlagen
Zweck: Anbahnung und Durchführung des Arbeitnehmerüberlassungsvertrags, Rechnungsstellung, Kommunikation
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Geschäftsanbahnung und -abwicklung)
2C. Website-Besucher (Odwiedzający stronę)
a) Welche Daten verarbeiten wir?
Technische Verbindungsdaten: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene URL, Browser-Typ und -Version, Betriebssystem, Referrer-URL
Kontaktformulardaten: Name, E-Mail-Adresse, Nachrichteninhalt (freiwillig angegeben)
Cookie-Daten: Session-Cookies (technisch notwendig), ggf. Analyse-Cookies (nur mit Einwilligung)
b) Zwecke und Rechtsgrundlagen
Technischer Betrieb / Server-Logs: Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Sicherheit und Fehleranalyse). Speicherdauer: max. 7 Tage.
Kontaktformular: Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Speicherdauer: bis zur abschließenden Bearbeitung der Anfrage, max. 3 Jahre.
3. Speicherdauer
Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen bestehen:
Bewerberdaten (ohne Einstellung): 6 Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens, es sei denn, Sie haben in eine längere Speicherung eingewilligt (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO)
Beschäftigtendaten während des Arbeitsverhältnisses: für die Dauer des Arbeitsverhältnisses
Nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses: mindestens 3 Jahre (Verjährungsfristen), buchhaltungsrelevante Dokumente 5 Jahre (PL) / 6 Jahre (DE, § 257 HGB), lohnsteuerrelevante Unterlagen 6 Jahre (§ 41 EStG DE)
Unfalldokumentation (VBG): 30 Jahre gemäß DGUV / § 28 SGB X
AÜV-Vertragsdaten (Kundendaten): 10 Jahre ab Vertragsende gemäß § 147 AO
Server-Logs (Website): max. 7 Tage
Kontaktformular-Anfragen: max. 3 Jahre
4. Empfänger und Übermittlungen
4A. Interne Empfänger
Ihre Daten werden nur an diejenigen Mitarbeiter von FlexiPersonal sp. z o.o. weitergegeben, die diese für die Erfüllung der oben genannten Zwecke benötigen (Need-to-know-Prinzip).
4B. Externe Empfänger in Deutschland
Entleiherunternehmen (Kundenunternehmen): Übermittlung von Bewerber- und Arbeitnehmerprofilen im Rahmen des AÜV, Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
VBG (Verwaltungs-Berufsgenossenschaft): Meldung von Arbeitnehmern und Unfällen, Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i.V.m. SGB VII
Bundesagentur für Arbeit: AÜG-bezogene Meldepflichten, Arbeitsbescheinigungen, Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO
Deutsche Finanzbehörden / Finanzämter: soweit steuerrechtlich erforderlich, Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO
Deutsche Krankenversicherungsträger: Anmeldung versicherungspflichtiger Beschäftigter, Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO
4C. Externe Empfänger in Polen
ZUS (Zakład Ubezpieczeń Społecznych): sozialversicherungsrechtliche Meldepflichten
Urząd Skarbowy (polnisches Finanzamt): steuerrechtliche Pflichten
Państwowa Inspekcja Pracy (PIP): Arbeitsinspektionsbehörde, soweit gesetzlich erforderlich
4D. Auftragsverarbeiter (Dienstleister)
Wir setzen folgende Kategorien von Auftragsverarbeitern ein, mit denen Auftragsverarbeitungsverträge gemäß Art. 28 DSGVO abgeschlossen wurden:
IT-/Hosting-Dienstleister: cyberFolks.pl (Serverstandort EU)
Buchhaltungssoftware und Lohnabrechnung
E-Mail-Kommunikationsdienste
Webanalyse: Google Analytics (Google Ireland Ltd.) – nur mit vorheriger Einwilligung
4E. Drittländerübermittlung
Personenbezogene Daten werden grundsätzlich nicht in Länder außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) übermittelt. Soweit der Einsatz von Google Analytics erfolgt, werden Daten an Google LLC (USA) übermittelt. Dies erfolgt ausschließlich auf Basis Ihrer ausdrücklichen Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a, Art. 49 Abs. 1 lit. a DSGVO) und unter Anwendung der EU-Standardvertragsklauseln (SCC). Die Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden.
5. Cookies und Website-Tracking
5A. Technisch notwendige Cookies
Technisch notwendige Cookies werden auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse am Betrieb der Website) ohne Einwilligung gesetzt. Sie ermöglichen grundlegende Funktionen wie Session-Verwaltung und können nicht deaktiviert werden, ohne die Funktionsfähigkeit der Website zu beeinträchtigen.
5B. Analyse-Cookies (Google Analytics) – nur mit Einwilligung
Wir nutzen Google Analytics (Google Ireland Ltd., Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland) ausschließlich auf Grundlage Ihrer ausdrücklichen Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die Sie über unser Cookie-Banner erteilen können. IP-Adressen werden vor Übermittlung anonymisiert (IP-Anonymisierung aktiviert). Weitere Informationen: https://policies.google.com/privacy
5C. Cookie-Einwilligung verwalten und widerrufen
Sie können Ihre Cookie-Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, indem Sie:
unsere Cookie-Einstellungen über den entsprechenden Link im Footer aufrufen, oder
die Cookies in Ihrem Browser manuell löschen:
Chrome: Einstellungen → Datenschutz → Cookies und Websitedaten löschen
Firefox: Einstellungen → Datenschutz & Sicherheit → Cookies und Website-Daten löschen
Edge: Einstellungen → Datenschutz → Browserverlauf löschen
Safari (iOS): Einstellungen → Safari → Verlauf und Websitedaten löschen
6. Ihre Rechte als betroffene Person
Nach der DSGVO / RODO stehen Ihnen folgende Rechte zu:
Art. 15 DSGVO – Auskunftsrecht: Sie haben das Recht, eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob wir Sie betreffende personenbezogene Daten verarbeiten, sowie Auskunft über diese Daten.
Art. 16 DSGVO – Berichtigungsrecht: Sie können die Berichtigung unrichtiger oder die Vervollständigung unvollständiger Daten verlangen.
Art. 17 DSGVO – Recht auf Löschung ("Recht auf Vergessenwerden"): Sie können die Löschung Ihrer Daten verlangen, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
Art. 18 DSGVO – Recht auf Einschränkung der Verarbeitung: Unter bestimmten Voraussetzungen können Sie die Einschränkung der Verarbeitung verlangen.
Art. 20 DSGVO – Recht auf Datenübertragbarkeit: Sie können die Herausgabe Ihrer Daten in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format verlangen.
Art. 21 DSGVO – Widerspruchsrecht: Sie können der Verarbeitung Ihrer Daten auf Basis von
Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse) jederzeit widersprechen. Im Bereich Direktmarketing ist der Widerspruch uneingeschränkt möglich.
Art. 7 Abs. 3 DSGVO – Widerruf der Einwilligung: Soweit die Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der bisherigen Verarbeitung berührt wird.
Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte schriftlich an: kontakt@flexipersonal.com
7. Beschwerderecht bei Aufsichtsbehörden
Unbeschadet anderer Rechtsbehelfe haben Sie das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Aufgrund der grenzüberschreitenden Tätigkeit von FlexiPersonal sind folgende Behörden zuständig:
Polnische Aufsichtsbehörde (Hauptsitz des Unternehmens)
Behörde: Urząd Ochrony Danych Osobowych (UODO)
Anschrift: ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, Polen
Website: https://uodo.gov.pl
E-Mail: kancelaria@uodo.gov.pl
Deutsche Aufsichtsbehörde (Tätigkeit in Deutschland)
Als in Deutschland tätiger Verleiher können Sie sich auch an die für Sie zuständige deutsche Landesdatenschutzbehörde wenden. Die für das jeweilige Bundesland zuständige Behörde finden Sie unter: https://www.bfdi.bund.de/DE/Infothek/Anschriften_Links/anschriften_links-node.html
8. Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten
Gesundheitsdaten (Art. 9 DSGVO) werden von FlexiPersonal sp. z o.o. ausschließlich verarbeitet, soweit dies für die Begründung, Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses sowie zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen (z. B. arbeitsmedizinische Vorsorge, Unfallmeldung) zwingend erforderlich ist. Die Verarbeitung stützt sich auf Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO i.V.m. § 26 Abs. 3 BDSG. Zu keinem anderen Zweck werden Gesundheitsdaten verarbeitet.
9. Automatisierte Entscheidungsfindung und Profiling
FlexiPersonal sp. z o.o. nimmt keine ausschließlich auf automatisierter Verarbeitung beruhenden Entscheidungen im Sinne von Art. 22 DSGVO vor, die rechtliche Wirkung gegenüber betroffenen Personen entfalten. Ein automatisiertes Profiling mit erheblichen Auswirkungen findet nicht statt.
10. Datensicherheit (Technische und organisatorische Maßnahmen)
FlexiPersonal sp. z o.o. trifft gemäß Art. 32 DSGVO angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz Ihrer Daten, insbesondere:
Verschlüsselung der Datenübertragung (TLS/SSL) auf der Website
Zugriffsberechtigungskonzept und Need-to-know-Prinzip
Regelmäßige Datensicherungen (Backups)
Regelmäßige Aktualisierung der eingesetzten Software
Vertraulichkeitsverpflichtungen für Mitarbeiter
Auftragsverarbeitungsverträge (AVV) mit allen Dienstleistern
11. Änderungen dieser Datenschutzerklärung
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung bei Bedarf anzupassen, insbesondere bei Änderungen der gesetzlichen Grundlagen, unserer Geschäftstätigkeit oder der eingesetzten Dienste. Die jeweils aktuelle Fassung ist jederzeit auf unserer Website unter https://flexipersonal.de/datenschutz abrufbar. Bei wesentlichen Änderungen werden wir Sie in geeigneter Weise informieren.
Stand: Juni 2026 | FlexiPersonal sp. z o.o., Rzeszów, Polen